Yo confieso que soy de esas personas que pasa la mitad del día organizando lo que va a hacer la otra mitad del día. Me decreto adicta a las To Do Lists y, hasta el año pasado, mi vida personal y laboral dependía de un cuadernito Caribe que compré en Compumall.

En medio de mi improductiva obsesión por la productividad y después de horas perdidas en la web buscando aplicaciones y sistemas que me ayudaran a organizar mi tiempo y mis tareas pendientes, me encontré con un libro llamado Getting Things Done escrito por David Allen . (Traducido al español “Organízate con Eficacia” por ediciones Urano).

En Getting Things Done (GTD), el autor comparte una especie de metodología para ayudarte a ser más eficiente. Como bien lo explica Wikipedia, “GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.”

El libro ya tiene su tiempo. De hecho, la revista Wired lo declaró en 2005 como: “Un nuevo culto a la era de la información”. Pero a pesar de los años y de lo rápido que cambian las modas en el mundo de la tecnología, el libro y su metodología siguen siendo relevantes y siguen inspirando a diversos desarrolladores de aplicaciones de productividad para la web y para los smartphones.

Después de leer el libro te das cuenta que GTD es una especie de secta, pero como dicen por ahí: “Ni tanto que queme al santo, ni tan poco que no lo alumbre”. Creo que más allá de seguir al pie de la letra el sistema de David Allen, hay una serie de tips que a mí personalmente me funcionaron a bajar el nivel de estrés que te genera un inbox con más de mil correos pendientes a la semana.

La recomendación central que te queda de GTD es la importancia de contar con un sistema que, de alguna manera, centralice todas tus cosas pendientes. Y cuando dice todas, es que te invita incluso a registrar cosas que sabes que no son de vida o muerte pero que de vez en cuando te las encuentras dando vueltas en tu cabeza un domingo a las 11:30 de la noche.

Este sistema puede estar en digital, en papel o como prefieras. Lo importante es que sea confiable y accesible. Según Allen, lo que causa el estrés es recordarte de algo que tienes pendiente y pensar que se te puede volver a olvidar. En otras palabras, lo grave no es tener cosas pendientes sino no saber con seguridad qué es lo que tienes o no por hacer.

Este sistema de organización debe ser el que más se adapte a tu estilo y no existe un modelo universal. Si eres de esas personas que prefiere el cuadernito Caribe, pues ese es. Sin embargo, estoy convencida de que una de los grandes aportes de la tecnología ha sido en el campo de la productividad y por eso creo que una solución digital es más 2012 que el cuadernito o la hojita de papel, cuyas probabilidades de perderse son más altas que las probabilidad de que te roben el celular en Caracas (y eso ya es mucho decir).

Como comentaba al principio puedo confesar que he utilizado más de una aplicación para organizar mis pendientes y después de leer el libro en cuestión, mi búsqueda se volvió un tanto más intensa, rayando en la locura. Es así como nace esta lista de herramientas – unas más complejas que otras- que pueden ser útiles en caso de que compartas mi obsesión de tachar tareas pendientes.

  • Toodlodeoo >> Te permite organizar las tareas por categorías y puedes acceder a la información vía web. Debes cancelar una tarifa anual para tener acceso a la versión web. (Para Web, Blackberry Andoprid y iPhone.)
  • Appigo >> Está basado en la metodología GTD y cuenta con un sistema para sincronizar entre diferentes dispositivos. No tiene versión web o desktop, pero lo puedes integrar a tu Ical o Outlook. (Para iPhone, iPod touch o iPad.)
  • Clear >> Es muy sencilla, tan sencilla que es brillante. Cuesta $1 en la app store y si eres de los que busca simplicidad y agilidad, esta es la herramienta. Es una lista de acciones que puedes organizar por relevancia, pero no le pidas más. (Para iPhone y iPad)
  • Remember the Milk >> Esta es una de las aplicaciones web más populares basada en la metodología GTD. Te permite crear tus tareas y organizarlas por proyectos y contextos. Es mucho más que una simple lista de pendientes y sus desarrolladores han logrado lanzar versiones para diversas plataformas. (Para web, iPad, iPhone, Blackberry y Android.)
  • Astrid Task >> Se vende como más que una lista de tareas pendientes. Te permite clasificar las tareas por ubicación y esta integrada con la plataforma de Google. (Para Andorid, iPhone y iPad)
  • Omnifocus >> Bastante costosa y como las versiones para Ipad, Desktop y Iphone son distintas, te cobran por cada una de ellas por separado… Y bastante. Sin embargo, debo confesar que me parece una de las más completas. Con Icloud puedes mantener la herramienta sincronizada y sirve a la perfección para poner en práctica la metodología GTD. (Para iPhone, iPad y Desktop Mac)
  • Things >> Otra herramienta bastante popular entre los usuarios de Mac. Compite con Omnifocus pero es un poco menos costosa. (Para iPhone y iPad y Mac)
  • Wunderlist >> Herramienta web con versiones para dispositivos móviles. Lo mejor de todo es que es gratis. Compite con Things y con Omnifocus y la puedes descargar en ambiente Windows. (Para Mac, Windows, iPhone, Android y Blackberry)
  • 5Pm >> Más que una lista de organización personal es una aplicación web que te permite trabajar en equipo, compartir proyectos y tareas con otros. Es un servicio pago y bastante costoso, que compite con otro famoso llamado Basecamp. Google Docs y DropBox son alternativas más simples para sustituir a este par. (Para Web).
  • Google Tasks >> Confieso que este sistema nunca lo he probado, pero no podía dejar al grande fuera de la lista. Está integrado con el resto de la plataforma Google y tiene versiones para móvil. (Para web, Android y iPhone).

Existen muchas otras opciones en el mercado y este articulo es más una confesión de algunos aplicaciones que he probado, que una lista exhaustiva de soluciones móviles y web para mejorar la productividad. La recomendación es que elijas el ambiente donde quieras implementar el sistema (Iphone, Android, Blackberry, Desktop, etc.) y vayas probando distintas aplicaciones empezando por las gratuitas. Eso sí, si sientes que las cosas que tienes pendientes son la principal causa de tu estrés, entonces te recomiendo que te consigas el libro porque te va a gustar.

Eso es todo por hoy. Me voy a eliminar “redactar artículo para www.erikatipoweb.com de mi lista de pendientes”. #MomentoGeekDeLaSemana

@IsaRaa

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